SÉMINAIRE D’ENTREPRISE
Tout savoir sur le séminaire d’entreprise
Partout dans le monde, le séminaire d’entreprise est devenu un outil puissant de la stratégie managériale. Il est prisé des responsables RH et des services de communication interne qui l’incorporent dans leur politique de gestion des ressources humaines comme un temps fort de la vie de l’entreprise. Bien plus qu’une simple réunion, les séminaires d’entreprise sont une occasion unique de réunir tous les organes œuvrant pour l’entreprise dans un but commun et fédérateur.
Il se déroule parfois sur une seule journée, mais peut être également l’occasion d’un séjour un peu plus long dans un lieu dépaysant. Un déplacement à l’étranger où un week-end au ski pourra ainsi servir de cadre à un séminaire d’entreprise. Ce sera dans tous les cas un temps relativement court, mais d’une importance inversement proportionnelle à la brièveté de l’événement. Son organisation, c’est-à-dire tout ce que cela suppose en termes de choix du lieu du thème et de l’objectif, nécessite une préparation méticuleuse. Elle procède également de la mise en œuvre d’une bonne méthodologie qui consiste à s’interroger sur les raisons d’organiser un séminaire et la manière de le préparer.
Ses organisateurs doivent également se fixer des objectifs qui seront fonction du format de séminaire d’entreprise pour lequel ils optent. Cela peut être en effet une activité d’incentive pour récompenser ses salariés ou une activité team-building qui aura pour finalité le renforcement des équipes en vue de l’atteinte d’un objectif. Mais, quel que soit le type de séminaire ou la forme qu’il devra prendre, il s’agira d’un moment précieux dont la réussite déterminera aussi celle de l’entreprise. L’organisation d’un séminaire devra donc être menée diligemment et avec le plus grand soin.
Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ?
Le séminaire d’entreprise est un événement fédérateur qui permet d’associer étroitement des collaborateurs au projet de l’équipe managériales qui l’anime. Son but peut être à la fois de former et de motiver chaque participant, mais également d’obtenir son adhésion à une aventure collective. Il ne s’agit pas d’une actualité anodine dans la vie d’une entreprise, mais bel et bien d’un fait marquant dont la conduite peut être déterminante pour son avenir.
Il n’est donc pas superflu de réfléchir, bien en amont de son organisation, aux objectifs que devra permettre d’atteindre un séminaire d’entreprise ce qui revient à se demander pourquoi l’on souhaite en organiser un. Même s’il est fréquent que vous programmiez ce type d’événement vous vous devez à chaque fois de considérer qu’il s’agit d’une étape capitale de la stratégie de votre entreprise et d’un moment unique de partage d’informations avec les salariés. Une réflexion devra donc être menée pour cerner ce que devra être la tonalité de cet événement. Il faudra sans doute élaborer un message fort que vous voulez faire passer à vos équipes. Car en définitive les séminaires d’entreprise ne se ressemblent pas.
Lorsque vous envisagez d’organiser un séminaire, il vous faut lui trouver un objet précis afin de lui donner du sens et une identité propre qui permettront d’ancrer le souvenir de ce séminaire d’entreprise dans la mémoire de ses participants. L’organisation de cet événement sera très certainement conditionnée par les objectifs que vous vous êtes fixés et de là dépendront les choix que vous ferez de sa durée ou du lieu où il se tiendra. Selon la taille de l’entreprise et les objectifs du séminaire, il est souvent préférable de se faire accompagner par une agence professionnelle de l’événementiel B2B.
Parmi les différents types de séminaires d’entreprise, lequel choisir ?
Les séminaires d’entreprise se déclinent sous diverses formes selon leur thématique et la typologie des participants qui y sont invités. Il existe en effet des séminaires de formation, de motivation, de management, de direction ou même d’intégration. Mais le dénominateur commun de tous ces séminaires sera toujours de renforcer la cohésion grâce à la réunion des équipes en un même lieu et avec pour finalité l’amélioration de la performance globale de l’entreprise.
Une autre manière de présenter les séminaires d’entreprise consiste à les regrouper en deux grandes catégories selon qu’il s’agisse de récompenser ses salariés ou simplement de les réunir autour d’un projet commun pour créer ou consolider une solidarité de groupe. Dans le premier cas, il s’agira d’organiser un séminaire d’incentive afin de remercier les collaborateurs des résultats obtenus, mais aussi de maintenir leur motivation intacte pour qu’ils persistent dans la même direction. Dans le second cas, on perlera de séminaire team-building destiné à fédérer l’équipe et créer un sentiment d’appartenance au groupe. Ce dernier format sera adapté lors de la création ou de la recomposition d’un groupe de collaborateurs, mais également à l’occasion d’un lancement de projet.
Bien préparer votre séminaire d’entreprise revient à vous assurer de sa réussite
Quel que soit le format retenu, un séminaire d’entreprise sert à renforcer l’esprit d’équipe et la cohésion d’un groupe. C’est l’occasion d’adresser à ses collaborateurs un message dont la teneur sera souvent le leitmotiv de la stratégie managériale. Un séminaire est donc un moment clé de la vie de l’entreprise. Tout doit être mis en œuvre pour s’assurer de sa réussite. Celle-ci nécessite une préparation méthodique qui ne doit négliger aucun aspect du séminaire que vous voulez organiser. Cette préparation consiste à bien définir les objectifs du séminaire et à identifier les moyens de les atteindre.
Il est nécessaire en premier lieu de cibler le thème et le format que devra recouvrir le séminaire. Pour cela, il faudra faire preuve d’un peu de créativité, lui trouver une thématique et un titre qui interpelle. Choisir le format du séminaire revient à décider du nombre de jours à lui consacrer, décision qui sera sans doute influencée par des contraintes de budget.
Organiser un séminaire à Paris aura un coût sans doute très différent en ce qui concerne l’hébergement par rapport au reste de la France. Mais il se peut qu’un budget assez large permette de choisir un site prestigieux tel qu’un château ou une île lointaine. Il faut également déterminer précisément la catégorie de salariés auquel il s’adresse. Ce critère est très important, car il permettra de définir le format que doit prendre le séminaire, de choisir le lieu où il sera organisé et les activités que l’on proposera aux participants retenus.
Il convient de procéder à une étude des lieux potentiels et d’en considérer les avantages comme les inconvénients afin de pouvoir affiner sa sélection et déterminer le lieu parfait. De nombreuses décisions doivent en effet être prises quant au choix de l’hôtel,à la réservation d’une salle pour une soirée d’entreprise et aux types de réunions de travail, de conférences, d’animations et d’activités qui devront être proposées. L’établissement d’un cahier des charges devra fixer définitivement les modalités organisationnelles du séminaire.
Cette question est à double sens. Elle peut en effet tout autant préoccuper des dirigeants qui s’interrogent sur l’opportunité d’organiser un séminaire, que des salariés qui se demandent si ce type d’événement leur sera proposé par l’employeur. Or les séminaires sont désormais une composante incontournable de la vie économique et peuvent être même un argument distinctif et concurrentiel pour permettre à une entreprise d’attirer à elle les meilleurs talents.
La qualité des séminaires qu’organise une société contribue aussi à sa renommée vis-à-vis des salariés, et participe à accroître l’attachement de ceux-ci à leur entreprise. Il n’existe donc pas de critère de taille ou de typologie d’activité qui voudrait que les séminaires d’entreprise s’adressent davantage à un type de société en particulier.
Tous les secteurs d’activité, qu’ils soient tertiaires ou industriels, auront de multiples raisons et avantages à organiser des séminaires d’entreprise. De même, ce type d’événement n’est pas réservé à une catégorie particulière de salarié. Cadres ou non-cadres se sentiront tout autant concernés. Une opération de team building ou un séminaire d’incentive s’adresseront tout autant à des équipes commerciales ou à des opérationnels en général qu’à une force managériale ou ceux qui occupent des fonctions « support ».
Pour certains, les retombées d’un séminaire d’entreprise peuvent apparaître floues ou inopérantes. Une définition précise des objectifs recherchés et une organisation méthodique visant à se donner les moyens de les atteindre permettent d’éviter cet écueil. Car les bénéfices issus du déroulement d’un séminaire d’entreprises sont multiples et permettront au final d’accroître la performance globale de la structure.
L’une des premières retombées de ce type d’événement sera l’ancrage d’une culture d’entreprise que l’on veut inculquer à ses collaborateurs. L’atteinte de ce but procède de la déclinaison d’une série d’objectifs intermédiaires comme le partage des valeurs de l’entreprise, de sa stratégie et l’adoption de son mode de communication. Réunir des salariés hors de leur cadre professionnel habituel est l’occasion de leur permettre d’apprendre à mieux se connaître et à établir des liens forts entre eux.
Le cadre très convivial d’un séminaire est propice à ces rapprochements d’équipe, d’autant qu’il instaure un climat de confiance et estompe les barrières hiérarchiques. C’est aussi le moment de valoriser ses collaborateurs en leur témoignant l’attention qu’on leur porte pour obtenir en retour leur adhésion au projet de l’entreprise.
Bien qu’il soit très limité dans le temps, les attentes liées à l’organisation d’un séminaire d’entreprise ne se résument pas aux effets qu’il produit lors de son déroulement. Bien au contraire, ce n’est qu’après qu’il a eu lieu que l’ont peu en mesurer les bénéfices. Et lorsqu’un séminaire se termine pour ceux qui y ont participé, ses organisateurs se doivent de ne pas en refermer la page et de mesurer les retombées qu’il produit dans le temps.
Tout commence alors que le séminaire vient juste de s’achever. La question se pose de savoir si l’organisation de cet événement sera rentabilisée. Mesurer les bénéfices d’un séminaire ne consiste pas à en analyser les coûts, mais à apprécier les effets qu’il va produire dans le temps sur l’amélioration des performances de l’entreprise. Immédiatement après l’événement il pourra être judicieux de soumettre aux participants en leur garantissant l’anonymat un questionnaire pour prendre la mesure de leur degré de satisfaction. Puis selon la nature de l’objectif principal du séminaire : amélioration de la performance commerciale, organisationnelle ou de la qualité… il conviendra de mettre en place des indicateurs de mesure ad hoc pour vérifier les effets produits. Ceux-ci, s’ils sont immédiats sera la preuve de l’efficacité et de la réussite du séminaire.
Des résultats très rapides peuvent et doivent être constatés. En effet si un message limpide a été adressé aux salariés cela les incitera à mettre immédiatement en œuvre les bonnes pratiques qui leur ont été communiquées, d’autant que celles-ci seront pour eux l’obtention de davantage de satisfaction dans leur travail.