CONGRÈS

Les congrès d’entreprise

Ce qu’il faut savoir sur les congrès d’entreprise

Parmi les nombreux événements d’entreprises qui existent et constituent la stratégie de communication événementielle d’une société, le congrès est sans aucun doute l’une des meilleures manières d’élargir son réseau professionnel tant sur les fournisseurs que sur les clients, les prospects et les partenaires. À Paris, il y a plus de 1000 rencontres dans ce genre qui sont organisées chaque année, que ce soit par l’intermédiaire d’initiatives privées ou grâce à des intermédiaires publics tels que la Chambre de commerce et d’industrie de Paris Île-de-France. Mais en quoi consistent exactement ces événements professionnels?

La France est reconnue pour l’organisation de ces types de séminaires professionnels. À elle seule, Paris accueille une multitude d’événements chaque mois tout au long de l’année. Lorsque le congrès est d’envergure internationale, il est généralement fortement recommandé de faire appel à des professionnels en événementiel tels que les agences pour en assurer la préparation et la mise en place.

Congrès d’entreprise : principe et enjeux

Par définition, le congrès d’entreprise est tout simplement une réunion entre plusieurs entreprises, de divers secteurs en France. À la différence des conférences, le congrès ou séminaire d’entreprise favorise la confrontation d’idées autour d’un thème précis. Cet échange peut durer une journée ou toute une semaine, en fonction du sujet à discuter.

À l’origine, les congrès étaient organisés pour rassembler les dirigeants ou les diplomates pour discuter et pour régler des différents politiques. Par la suite, ce type d’événements fut la forme la plus utilisée pour les rencontres entre scientifiques (ingénieurs, biologistes, médecins…) afin de présenter les résultats de diverses recherches.

Les objectifs de l’organisation d’un séminaire sont variés :

• Réunir et solidariser des professionnels d’un même secteur.
• Rallier la direction des entreprises de différents secteurs à une même cause.
• Mobiliser des entreprises sur un thème précis.
• Recueillir des avis multiples sur un sujet de la part des participants.

Durant toute la durée du congrès à Paris, les participants peuvent profiter de la rencontre pour faire du réseautage. Ces séminaires durent souvent une journée, et la discussion tourne autour d’affaires communes. Les enjeux peuvent aussi être de favoriser le partage d’expérience des experts avec les nouvelles entreprises en France.

Attention, ce type d’événement doit aussi être distingué des conférences et des colloques. La différence se situe d’abord au niveau de l’infrastructure où se tiendront les conférences. Le nombre d’entreprises participant à un congrès est souvent très important et leur nombre n’est pas défini en avance.

Les avantages et inconvénients d’un congrès d’entreprise

Chaque journée du congrès d’entreprise permet de favoriser l’échange entre chaque participant. Généralement, chaque entreprise et direction conviée ont le même intérêt collectif, c’est-à-dire un thème commun. Les dirigeants d’une entreprise en France pourront parler de leur expérience, donner des conseils et les novices pourront parler de leur projet lors du séminaire ou d’autres types d’événements.

Une occasion de travailler la visibilité de l’entreprise

Le congrès d’entreprise est aussi utilisé pour améliorer sa stratégie de communication. En effet, ce type de rencontre peut devenir un véritable outil marketing qui profitera à votre entreprise. Face à un problème ou une crise dans votre secteur, l’organisation de ce séminaire à Paris peut améliorer l’image de marque.

Vous pourrez utiliser différents supports pour communiquer cette journée et atteindre le plus de cibles. Il peut s’agir de réseaux sociaux, d’interviews, de communiqué de presse ou d’internet tout simplement. Même si le congrès d’entreprise vise un public en particulier, les retombées seront plus larges. C’est un moyen pour faire encore plus parler du séminaire dans toute la France et pas seulement à Paris.

Renforcer la cohésion des professionnels

Un congrès d’entreprise mettra en relation diverses personnes allant de la direction aux salariés. Il y a aussi des apprentis, des spécialistes, des retraités, etc. Les partages d’expériences et de connaissance vont aider à créer de véritables liens durant ces événements. Ces liens ne se limitent pas aux participants, mais aussi avec les organisateurs ou les intervenants du séminaire en France.

Le congrès d’entreprise est l’un des meilleurs événements pour aller à la rencontre d’un fournisseur et pour développer votre business. C’est pourquoi ils n’hésitent pas à prendre une journée pour rencontrer de potentiels partenaires ou clients à Paris.

Un coût élevé

Les coûts nécessaires pour l’organisation d’un congrès d’entreprise s’avèrent être son principal inconvénient. Comparé à d’autres événements, un séminaire demandera un budget plus important pour diverses raisons (salle, logistique, intervenants, durée).

Pour louer un lieu d’exception pour ce type d’événement en France, il va falloir investir une forte somme. De plus, la location de salle au cœur de Paris est encore assez élevée. C’est d’ailleurs pour cette raison que beaucoup d’entreprises ne prennent pas l’initiative d’organiser un séminaire tout seul.

Organiser un congrès d’entreprise : les conseils à retenir

Un séminaire d’entreprise est un événement d’une journée ou de plusieurs jours qui demande de la rigueur et du professionnalisme. Voici les principales astuces à suivre pour garantir la qualité et le succès de votre organisation.

Quel est le sujet du congrès ?

La première chose à faire lors de l’organisation d’un congrès, c’est de définir un thème. Dans la foulée, vous devrez déterminer clairement les objectifs de l’événement. Sans but précis, le séminaire, qu’elle soit organisée à Paris ou dans une autre ville, ne sera qu’une perte d’argent.

À cette occasion, il faut vous poser la question suivante : à qui s’adresse le séminaire ? Cela vous permettra de définir le public visé, puis les personnes à inviter. Il peut s’agir des collaborateurs de l’entreprise uniquement, ou inclure des partenaires et même des concurrents en France, ou à l’étranger.

Un congrès d’entreprise : quand et où ?

Comme tous les événements, vous devrez ensuite penser à la date et au lieu du congrès d’entreprise. Trouvez une date qui permettra de réunir un maximum de participant. Évitez les lundis et les vendredis puisque les salariés sont susceptibles d’être en congé. Le mercredi est souvent une journée consacrée aux enfants qui ne vont pas à l’école.

Quant au lieu du séminaire, privilégiez les endroits proches des commodités pour faciliter l’accès. En France, ces événements sont organisés dans plusieurs villes, dont Paris et Lyon. Le site devra avoir une capacité d’accueil correspondant aux nombres de participants attendus au congrès. En fonction de vos cibles, vous pouvez organiser un congrès dans un centre de formation ou au sein même de votre entreprise. Cela permettra de réduire les dépenses et facilitera aussi le côté logistique. Pensez également à l’aménagement de la salle, de manière qu’il soit confortable pour les participants du séminaire.

Qu’en est-il de la programmation ?

Le bon choix des animations, des activités et des intervenants va avoir une grande influence sur la réussite ou l’échec de votre congrès d’entreprise.

Vous avez un ou plusieurs thèmes à aborder durant ce séminaire ? Déterminez au début du projet qui seront les intervenants. Il est important de vous y prendre en avance pour connaître leurs disponibilités, mais aussi le coût de sa prestation. En fonction de sa profession, il arrive que certaines personnes participent gratuitement à ces événements, mais vous devez toujours préparer votre budget.

Vous pouvez organiser un salon ou des expositions durant le congrès. Vous devrez aussi prévoir des animations durant le séminaire afin d’offrir des loisirs aux participants. Celles-ci se dérouleront durant les pauses de chaque journée du congrès. Optez pour des activités originales dignes d’un événement incentive : animation holographique, contrôles d’objets par la pensée, l’hypnose ou encore une sortie dans la nature.

N’oubliez pas non plus le déjeuner pendant la durée de ces événements. Sera-t-il à votre charge ou non ? Il est possible de proposer un cocktail, un menu assis ou bien un buffet. De même, lorsque le congrès dure plusieurs jours, vous devrez prévoir des hébergements. Proposez des adresses d’hôtels à proximité de lieu où se tiendra le congrès. En fonction des cibles du congrès, vous pouvez proposer un hôtel de haut standing à des locations plus insolites, la capitale regorge de lieux hors du commun.

Définir un budget pour l’organisation du congrès

Vous avez recueilli toutes les informations correspondant aux dépenses probables pour l’organisation du congrès. Vous pouvez maintenant établir un budget prévisionnel afin de le confronter avec votre trésorerie.

Vous pouvez demander un sponsoring auprès de grandes entreprises pour soutenir les dépenses du séminaire. Offrez des espaces publicitaires à des annonceurs pour gagner de l’argent en même temps. Sachez que pour un congrès professionnel, il est possible de demander une participation auprès des intervenants.

Prenez-vous à l’avance pour envoyer les invitations du séminaire à la direction des entreprises visées ou directement aux personnes ciblées. Si ces événements nécessitent un déplacement et un arrêt des activités, il faut informer les futurs participants plusieurs semaines ou mois avant la date fixée. Ainsi, ils pourront organiser leur journée et répondre positivement à l’invitation.

Congrès d’entreprise : pourquoi faire appel à une agence événementielle ?

Contacter un professionnel en événements d’entreprise est bien souvent une meilleure alternative que d’organiser soi-même un congrès. En tant que dirigeant d’une entreprise, vous aurez d’autres missions à accomplir qui en toute logique seront prioritaires par rapport à la prise en charge de tâches logistiques chronophages pour lesquelles vous n’apportez pas une réelle plus-value. Vous ne pouvez pas passer vos journées à vous pencher sur l’organisation de ce type de séminaire. De plus, vous n’aurez pas forcément le temps pour les déplacements que peut impliquer cette préparation.

Une agence événementielle vous offrira la garantie de bénéficier d’une prestation professionnelle. Comme ce sont des experts dans le domaine, ils pourront facilement se charger des procédures liées à l’organisation du congrès. Son service lui permettra de privatiser des lieux à Paris et réserver les loisirs des dirigeants. Ils peuvent même vous aider à établir une liste d’entreprises à convier à l’événement.

Grâce à une approche rationnelle, les professionnels de l’événementiel prendront en compte vos idées, vos objectifs, mais aussi de votre budget pour imaginer et organiser vos événements. Que vous soyez une petite entreprise ou non, ils organiseront le congrès d’entreprise à Paris qui permettra d’améliorer votre notoriété. Prenez une journée pour définir ensemble une feuille de route que les professionnels devront respecter et surveiller. S’il y a des ateliers ou des master class à faire, vous aurez des spécialistes sur qui compter pour que tout se déroule pour le mieux. L’intervention d’une agence spécialisée est pour vous une garantie d’atteinte de vos objectifs et celle-ci maximisera les retours sur investissement de l’événement.