PORTES OUVERTES

Journée portes ouvertes d’entreprise

Pour une société, la journée « portes ouvertes » s’inscrit dans le cadre d’une stratégie de communication particulière visant à créer une relation plus étroite avec les participants et à développer le capital sympathie dont ils font preuve envers la marque. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises organisent des journées portes ouvertes lors desquelles elles peuvent rencontrer directement les clients et leur offrir un aperçu de leur fonctionnement interne. Les statistiques de ces dernières années en France montrent une augmentation significative du nombre de visiteurs pendant les portes ouvertes d’entreprises.

Pourquoi programmer une journée « portes ouvertes » pour sa société ? Quel est l’intérêt d’un tel événement pour l’organisateur et qu’attendent les visiteurs en retour ? Quelles sont les étapes indispensables à l’organisation de cette rencontre ? Comment gérer les contraintes et peut-on évaluer d’éventuelles retombées économiques ?

Pour réussir votre journée « portes ouvertes », il est indispensable de répondre à ces quelques questions. Il faut ainsi définir avec précision le message que l’on souhaite faire passer, bien cibler le profil du public que l’on accueille, et mettre en place une organisation extrêmement bien structurée, avant, pendant et après l’événement, afin d’atteindre les objectifs fixés.

Journées « portes ouvertes », définition et objectifs

La définition

La journée « portes ouvertes » est l’occasion de faire connaître une société auprès des consommateurs et de mettre en avant son savoir-faire. Il s’agit donc d’une stratégie de communication qui peut être extrêmement efficace lorsqu’elle est menée avec succès. En général, un parcours est proposé pour permettre aux participants de découvrir les différentes activités de l’entreprise et avoir un aperçu des processus de production au cœur des ateliers.

Les objectifs

L’intérêt des journées « portes ouvertes » est en réalité multiple. C’est un événement qui doit être bien pensé par les entreprises qui l’organisent afin de profiter de tous ses avantages. Voici les principaux objectifs pouvant être attendus :

• Sa notoriété.
• Améliorer sa visibilité.
• Valoriser son image.
• Présenter son savoir-faire.
• Promouvoir ses services.
• Instaurer une relation de confiance.
• Augmenter ses ventes.
• Communiquer auprès de ses clients et partenaires.
• Mettre en avant les métiers des employés.
• Séduire de futurs salariés.

Au-delà des ambitions de vente, les différents objectifs montrent clairement une volonté de s’inscrire en tant qu’acteur important sur un territoire donné en participant à le faire vivre. En communiquant sur son image et en instaurant une relation plus étroite avec les consommateurs, l’entreprise donne une dimension humaine à sa marque, contribuant ainsi à améliorer la confiance que lui portent les clients et prospects.

Pendant les journées portes ouvertes, les prospects, les clients, les partenaires, les employés, les dirigeants et les élus ont la possibilité de se rencontrer. Tous ces participants peuvent alors prendre conscience de façon concrète de l’aspect social important donnant vie à une société.

Grâce à cette ouverture, les employés sont motivés par l’intérêt qu’on leur porte et sont fiers de pouvoir présenter leur métier au public. C’est également l’occasion pour l’entreprise de recruter de nouveaux personnels en donnant envie aux étudiants ou aux personnes en recherche d’emploi de les rejoindre.

Lors de cet événement, les entreprises peuvent choisir de privilégier une présentation généraliste de leur activité et de leurs métiers ou préférer axer leur présentation sur une thématique particulière comme un savoir-faire précis, une production spécifique ou encore l’historique de la société.

Les attentes des participants lors de ces événements

Outre les objectifs directs des entreprises, les journées « portes ouvertes » permettent également de répondre aux attentes du public. Les visiteurs n’ont pas tous le même profil et il est nécessaire de s’intéresser à leurs besoins pour leur offrir ce qu’ils viennent chercher.

Les intérêts pour le public sont multiples :

• Avoir accès aux coulisses des entreprises.
• Découvrir les entreprises du territoire.
• Observer les savoir-faire d’une industrie de pointe.
• Voir l’ambiance et le lieu de travail de ses proches.
• Trouver des opportunités d’emploi.
• Confirmer une orientation professionnelle.

Le public est curieux et adore avoir accès aux secrets de fabrication des produits qu’il utilise. Il est donc souvent enthousiaste pour visiter les entreprises implantées sur son lieu de vie. Pour d’autres visiteurs, la motivation sera plus de l’ordre du professionnel, comme la validation d’une orientation professionnelle pour des scolaires ou la recherche d’un emploi pour les personnes au chômage par exemple.

Il est donc primordial de bien identifier les différents publics qui viendront visiter votre entreprise afin de répondre à leurs attentes et d’atteindre les objectifs de votre journée « portes ouvertes ».

L’organisation des journées « portes ouvertes » en milieu professionnel

L’entreprise doit en premier lieu fixer précisément les objectifs qu’elle souhaite atteindre avec son événement de journée « portes ouvertes ». Selon la dimension du projet, il faudra définir un nombre de journées portes ouvertes, le nombre de visites, l’effectif maximal d’un groupe de participants, le montant du budget disponible pour l’événement, le profil du public ciblé (locaux, touristes, scolaires, jeunes, partenaires, clients).

L’organisation de journées « portes ouvertes » se déploie sur 2 à 3 mois, entre le moment où l’on construit et valide le projet jusqu’au moment où l’on dresse le bilan de l’opération. Tout ce processus comprend trois étapes principales : avant, pendant et après l’événement.

Avant la journée

• Le circuit

Vous devez préparer le parcours qu’empruntera le public dans les locaux de l’entreprise. Pour cela, définissez les points d’intérêt à mettre en valeur et sélectionnez les espaces intéressants d’un point de vue technique ou stratégique. Évitez les espaces à risque et indiquez-les par une signalétique. Enfin, vous établirez un plan détaillé avec les points de rassemblements, les sorties de secours.

• Le discours

Vous devez élaborer un discours en définissant ce que vous souhaitez transmettre au public et à quel moment du parcours. Prévoyez d’expliquer en début de visite les règles de sécurité et d’hygiène puis proposez une brève présentation de votre entreprise et de ses activités principales. Vous pouvez choisir d’axer votre discours autour d’une thématique particulière et enfin prévoyez un temps pour répondre aux questions des visiteurs.

• Les questions de sécurité

Vous devez adresser à la mairie une demande d’ouverture exceptionnelle des locaux au public dans un délai de 2 mois avant la journée « portes ouvertes ». Par ailleurs, vous devez prévenir les services de police et de gendarmerie de la date de l’événement. Enfin, demandez une extension de garantie auprès de votre compagnie d’assurances pour couvrir les risques pendant la journée de l’événement.

• La communication sur l’événement

Il est important de communiquer auprès de vos clients et fournisseurs et de leur proposer des créneaux horaires différents afin d’adapter votre discours à chacun. Pour communiquer vers des publics plus ciblés, vous pouvez contacter les établissements scolaires, les maisons de l’emploi, les centres de formation professionnelle, ou encore l’office du tourisme.

Pendant la journée

Pour faciliter l’accès du public à votre entreprise, veillez à mettre en place une signalétique routière et prévoyez des espaces de stationnement. Lors de son passage, vous devrez impliquer le public afin d’instaurer avec eux une relation de proximité et de les rendre plus réceptifs à votre message.

Après la journée

Une fois l’événement passé, vous pouvez communiquer auprès des médias pour mettre en valeur vos journées « portes ouvertes » et renforcer la notoriété de votre entreprise. Dressez un bilan afin d’évaluer les retombées des visites d’entreprises et préparer les prochaines journées portes ouvertes.

Après la journée

Une fois l’événement passé, vous pouvez communiquer auprès des médias pour mettre en valeur vos journées « portes ouvertes » et renforcer la notoriété de votre entreprise. Dressez un bilan afin d’évaluer les retombées des visites d’entreprises et préparer les prochaines journées portes ouvertes.

Faire appel à une agence événementielle pour assurer la gestion de ces événements

Organiser un événement du type journée « portes ouvertes » peut être assez lourd à gérer pour une entreprise et rajouter une charge supplémentaire à ses activités principales. Les difficultés rencontrées peuvent être nombreuses et inhabituelles.

C’est pourquoi l’expérience d’une agence événementielle peut être une aide précieuse pour les entreprises qui n’ont pas l’habitude d’organiser de tels événements. Ces agences peuvent prendre en compte les différents objectifs et problématiques des entreprises et proposer d’adapter leur service en fonction. Elles peuvent entre autres vous aider à :

• Structurer votre stratégie et définir une formule adaptée.
• Vous démarquer en proposant quelque chose d’original.
• Proposer un cadeau avec en imprimé la marque et le contact de votre entreprise.
• Organiser une animation spécifique.
• Gérer la communication.

Ce type de manifestation professionnelle revêt de surcroît une importance stratégique non négligeable pour assurer le développement et le rayonnement d’une société. En plus de libérer le commanditaire des aspects logistiques chronophages, l’intervention d’une agence événementielle spécialisée apporte un gage de sécurité quant à l’atteinte des objectifs généraux et spécifiques escomptés.

Les différentes formules pour une journée « portes ouvertes » d’entreprise

Les entreprises peuvent choisir entre différents types d’organisation pour une journée « portes ouvertes ». Si la formule la plus courante reste la visite d’entreprise, d’autres formats sont effectivement possibles en fonction des moyens, des différents publics ciblés et des objectifs visés par l’événement.

La visite d’entreprise

Il s’agit d’accueillir le public et de lui proposer un parcours au sein même des locaux de l’entreprise afin de lui présenter le fonctionnement interne et les différentes activités liées à celui-ci. Le public apprécie en général beaucoup ce format d’événement.

Les ateliers pratiques

L’atelier pratique, souvent destiné aux scolaires, permet de façon ludique et pédagogique de mettre en pratique un savoir-faire particulier, un métier spécifique de l’entreprise. Ce type d’atelier a lieu la plupart du temps dans un salon thématique en dehors des lieux de travail afin de ne pas impacter la production de l’entreprise ni les tâches dévolues aux collaborateurs.

Les conférences

Permettant de présenter les activités d’une entreprise, les conférences sont un excellent moyen d’offrir au public un aperçu du fonctionnement interne et des étapes de production. Lors de conférences, qui n’ont pas forcément lieu dans les ateliers de production, les échanges sont en général très appréciés des auditeurs et des clients.

Les interventions en milieu scolaire

Il est également possible de faire de courtes présentations en intervenant auprès des établissements scolaires locaux. Un échange pédagogique permet d’expliquer aux élèves le fonctionnement des entreprises, de présenter les différentes activités et d’informer au sujet des cursus de formations.

Ces diverses possibilités de formats de présentation d’entreprises donnent une liberté et une souplesse permettant à chacune d’ouvrir ses portes selon ses propres critères.